Transkript Podcast Folge 29

Mareike Donath:
Matthias Effenberger, Digitalisierungsbotschafter des Landes Mecklenburg-Vorpommern, Geschäftsführer der SIS und Vorstand der KSM. Herzlich willkommen hier beim Podcast von „digitales MV”. Wir haben uns im Vorfeld auf das freundliche „Du” geeinigt. Da frage ich dich doch gleich Matthias, was machst du so als Botschafter?

Matthias Effenberger:
Ja, Mareike, erstmal einen schönen guten Morgen. Ja, was macht man als Botschafter? Einmal sorgt man dafür, dass die Dinge, die wir hier im Land tun, im Bereich der Digitalisierung. Mein Schwerpunkt: Verwaltungsdigitalisierung. Dass man die Dinge auch ein Stück weit weiter vorantreibt innerhalb des Landes und natürlich auch nach außen sichtbarer macht. Und das ist mir immer ganz wichtig und vielleicht auch an vielen Stellen, wenn man ein Stück weit über die Landesgrenzen hinaus schaut, auch nicht bekannt, was wir hier so auch gemeinsam für die Bürgerinnen und Bürger, für die Unternehmen hier so auf den Weg bringen.

Mareike Donath:
KSM, SIS – ein Unternehmensverbund, wenn ich es richtig verstanden habe. Was macht ihr da genau?

Matthias Effenberger:
Die SIS als kommunaler IT-Dienstleister. Eine kleine Besonderheit, seinerzeit mal gegründet von der Landeshauptstadt Schwerin. Eben hier die IT-Bereiche der kommunalen Gesellschaften und der Verwaltung zu bündeln. Dafür eine gemeinsame Entwicklung zu nehmen. Zu schauen, dass Verwaltung und kommunale Gesellschaften, also Stadtwerke, Wohnungsgesellschaft eben hier einen Gleichklang in der Entwicklung haben und dass wir insbesondere die Möglichkeiten der Automatisierung und der Digitalisierung von Prozessen auch untereinander besser gestaltet bekommen. Dass auf der SIS-Seite, dort ist auch der Rechenzentrumsbetrieb.

Mareike Donath:
Wofür steht SIS?

Matthias Effenberger:
Schweriner IT- und Servicegesellschaft. Ja sehr gut. Und die KSM – Kommunalservice Mecklenburg, die erste kommunale Anstalt in Mecklenburg-Vorpommern. Eine Besonderheit, die 2013 errichtet wurde, seinerzeit vom Landkreis Ludwigslust-Parchim und der Landeshauptstadt Schwerin. Als Gründungsmütter, -Väter, die hier gemeinsam gesagt haben: „Wir gehen hier mal in eine interkommunale Zusammenarbeit, die uns ermöglicht, Dinge gemeinsam zu tun, arbeitsteilig zu tun und vor allem, die auch die Chance hat, neben IT- und Digitalisierungsthemen auch zukünftig Themen wie Zentrale Vergabestelle, Personalabrechnung, also solche Themen, Servicethemen, Kompetenzcenter zusammenzubringen, um Dinge auch mit Blick auf die Zukunft effektiver, wirtschaftlicher und letztendlich gemeinsam zu tun.“
Inzwischen sind 13 weitere Kommunen dazugekommen, letztendlich wächst der Verbund an der Stelle und wir haben so ein Stück weit die beiden Säulen: Einmal die kommunalen Gesellschaften und dann die Verwaltung, und sehr viele nutzen dann auch Synergien, Schnittmengen, um letztendlich insgesamt wirtschaftlicher und schneller auch voranzukommen.

Mareike Donath:
Das klingt nach wirklich guten und effektiven Strukturen, gerade wenn es um den digitalen Wandel geht. Und dann greife ich das Thema von vorhin auf. Digitalisierung der Kommunen, das ist ja sicherlich ein ganz, ganz dickes Brett. Matthias, aus deiner Sicht, aus deiner Perspektive oder bezogen auf die Verbünde oder auf den Verbund, den du vor dir hast: Wie sieht es da aus?

Matthias Effenberger:
Ja, ich bin ja also schon über 20 Jahre jetzt inzwischen in diesem ganzen Themenfeld unterwegs. Ja, wir haben immer schon den Schwerpunkt gelegt, dass wir gesagt haben, wir müssen Prozesse medienbruchfrei von Anfang bis Ende denken. Wir haben sehr viel getan. Ich habe es gerade gesagt, auch digitale Prozesse zwischen Verwaltung und kommunalen Gesellschaften zu automatisieren, zu digitalisieren. Das heißt also, dass beispielsweise eine Betriebskostenabrechnung oder alle Daten dafür von dem Stadtwerk zu Wohnungsgesellschaften einfach voll digital laufen. Also da laufen keine Rechnungen mehr oder keine Mengenermittlung und Ähnliches. Dass Grundsteuerbescheide eben voll digital aus der Verwaltung zu den Wohnungsgesellschaften laufen. Dass zum Beispiel Abwasserbescheide und solche Dinge alles vollautomatisiert laufen. Aber auf der anderen Seite haben wir sehr frühzeitig begonnen, natürlich auch getrieben durch das OZG. Es wird ja immer so ein Stück weit.

Mareike Donath:
OZG steht wofür? Matthias Effenberger:
Onlinezugangsgesetz. Wenn man das manchmal in der Presse liest: „Oh, OZG gescheitert usw.” Kann man vielleicht an der einen oder anderen Stelle so sehen. Aber ich sage sehr deutlich, dass wir damit, was die Digitalisierung der Verwaltung, was das angeht, haben wir doch einen riesigen Schub gemacht. Und da haben wir uns ganz massiv auch reingekniet, dass wir uns Prozesse in den Verwaltungen angeschaut haben und haben sie voll digital von der Antragstellung bis hin zur Bearbeitung und dann eben bis zur Bescheiderstellung voll digital umgesetzt.

Mareike Donath:
Wenn du sagst, wir haben einen Schub gemacht, was ist im Vergleich zu und zu welchem Jahr – kann man das sagen? In den letzten drei Jahren, fünf Jahren? Es ist ein Prozess, der sich tatsächlich über 20 Jahre, wo du dabei bist, sich hingezogen hat. Wie muss man das verstehen?

Matthias Effenberger:
Also, wir haben schon sehr frühzeitig begonnen, auch mit eigenen Bordmitteln, versucht Dinge online abzuwickeln. Also, das heißt also Online-Services angeboten, die das ermöglichen, eben bestimmte Dienstleistungen oder Dinge zu beantragen.

Mareike Donath:
Kannst du dich an die ersten Schritte erinnern? Was war das zum Beispiel?

Matthias Effenberger:
Da haben wir noch eine Lösung gehabt die hieß dann „Schwerin Connect“, also ein Serviceportal, wo wir zum Beispiel eine Hundeanmeldung online abgewickelt haben. Und wir haben dann auch zum Beispiel eine Urkundenbestellungen usw. schon sehr, sehr frühzeitig haben wir sowas gemacht.

Mareike Donath:
Kannst du dich an das Jahr erinnern?

Matthias Effenberger:
Das war so circa 2012, 2013. War das so in dem Zeitraum.

Mareike Donath:
Ich kann mich auch daran erinnern, ich bin ja Rostockerin und seit 2007 in Schwerin und war erstaunt, wie sich ja doch vieles digital abbilden lässt und auch mittlerweile geschehen ist. Aber ich freue mich natürlich, wenn wir bei dir bleiben, diesen Schub, um das mal so wahrzunehmen, was das eigentlich bedeutet von der Online-Beantragung für die Hundesteuer: Wo stehen wir jetzt?

Matthias Effenberger:
Also 2020 war ein großes Thema. Also im KSM-Verbund machen wir es immer so, dass eine Verwaltung immer ein Stück weit in einem Themenfeld vorangeht, dann auch dort die Federführung hat mit uns zusammen. Da haben wir beispielsweise in der Landeshauptstadt das digitale Bauamt umgesetzt. Dass es also heute so ist, dass eben der gesamte von Antragsprozess bis letztendlich Bearbeitungsprozess, Beteiligungsprozess bis hin zum Teil bis zur Baugenehmigung medienbruchfrei voll digital abläuft. Das heißt also, so eine Baubesprechung von vielen Beteiligten findet dort, also hier im Bauamt letztendlich am Smartboard statt. Jeder bringt hier seinen Laptop, sein Notebook mit und letztendlich schauen alle auf das Smartboard und treffen dort gemeinsam Entscheidungen.

Die Beteiligung von Dritten letztendlich wird auch voll digital abgewickelt. Wenn dann noch was per Papier reinkommt, dann wird das im Scan-, Druck- und Kuvertierzentrum bei uns bei der KSM, SIS gescannt und dann den Fachdiensten digital zur Verfügung gestellt. Also, da haben wir auch eine starke Bündelung vorgenommen. Also, wir haben sehr stark uns auch auf die Prozesse konzentriert und haben gesagt okay, einer für alle. Wir gucken, dass wir gemeinsam die Dinge, die Strukturen nutzen können und so aufbauen, dass sie von allen nachgenutzt werden. Und hier was Bezug nehmend auf das digitale Bauamt, letztendlich die Landeshauptstadt, die da vorangegangen ist und der Landkreis Ludwigslust-Parchim hat dann natürlich auch nachgezogen.

Mareike Donath:
Das digitale Bauamt hat ja dann mindestens zwei Säulen, einmal die internen Mitarbeiter und dann, wie der Bürger oder die Bürgerinnen das wahrnimmt. Das digitale Bauamt kommt jetzt, ihr seid losgezogen, jetzt setzen wir das um. Wie sieht es aus? Wie war aber tatsächlich der Prozess? War bestimmt nicht einfach, oder? Der Prozess, also innerhalb des Projektes dann. Wie will ich meine Abläufe auch neu denken?

Matthias Effenberger:
Also, ich glaube, das die größte Illusion, die wir auch vielleicht dem einen oder anderen nehmen müssen, dass wir sagen okay, es bleibt so wie es jetzt ist und wir gucken nur, wie wir es digital abbilden. Wir haben uns immer wieder die Frage gestellt: „Ist das so richtig, wie wir es jetzt tun? Wie sollte es sein?” Den Blickwinkel immer aus Sicht des Antragstellers der Bürgerinnen und Bürger zu nehmen. Zu sagen, wie empfindet er das? Ist das so klug, wie wir das tun? Dann auch immer die Mitarbeiter ein Stück weit auch immer mitzunehmen, zu schauen, wie läuft das in der Bearbeitung? Ist das praktikabel? Wo müssen wir auch noch mal nachsteuern? Was muss einfacher werden? Ja, das ist also schon ein etwas, also ein mühsamer, wenn man das mal so sagen darf, aber ein schon etwas längerer Prozess, bis man das richtig gut zum Laufen hat.

Mareike Donath:
Wenn ich also den Blick auf die Interviews und die Gäste, die hier schon beim Podcast von „digitales MV” hatte. Am Ende ist es ja auch ein großer Veränderungsprozess, sich in die Nutzerperspektive reinzudenken. Das hochkant zu stellen, was man bislang gemacht hat. Habt ihr das alleine mit euren Mitarbeiter:innen durchgeführt, hattet ihr externe Hilfe zum Thema Change, Changekultur? Wie seid ihr damit umgegangen?

Matthias Effenberger:
Wir sind ja so aufgestellt, dass wir so Kompetenzteams haben, die sich eben um bestimmte Themenfelder kümmern, also eine Spezialisierung haben. Also, was immer für uns selbstverständlich ist, ist natürlich, dass die Verwaltung und die Fachspezialisten immer mit dabei sind, also dass sie, davon gibt es am Ende auch diesen Input als solches. Und wir haben dann, weil wir ja auch immer den Schnitt zu Fachverfahrensherstellern, das ist ja im kommunalen Umfeld doch sehr breit aufgestellt. Also, wenn man bedenkt, dass 80 Prozent aller Leistungen, die eine Bürgerin, ein Bürger oder ein Unternehmen von der Verwaltung möchte, dann kommt er immer zur Kommune, also letztendlich, das ist alles. Ich sage immer mal, von der Wiege bis zur Bahre müssen wir alles abbilden. Und hier ist es eben so, dass wir auch mit dem Fachverfahrenshersteller, dass der in der Lage sein muss, auch auf solche Anforderungen zu reagieren. Und wir haben uns auch externe. Mareike Donath:
Fachverfahrenshersteller?

Matthias Effenberger:
Das ist die Fachlichkeit, also wo kommt ein Bauantrag, also alle Angaben des Bauantrages letztendlich erfasst werden, wo letztendlich eine Schnittstelle zum Geoinformationssystem gibt und wo da eben so Prozesse angestoßen werden wie eben Beteiligung. Das ich eben sage: „Okay, wenn ich jetzt eine Bahnquerung habe, muss ich die Bundesbahn mit einbeziehen in diesen Genehmigungsprozess.“ Oder die Denkmalpflege usw., die eben auch eine Stellungnahme abgeben müssen zu bestimmten Baumaßnahmen. Und diese Prozesse sind ebenfalls auch digital abgebildet.

Mareike Donath:
Das klingt für mich sehr strukturiert. Also, einem ist eigentlich klar, was man da will. Man kennt das Produkt oder die Dienstleistung, die man liefern muss, wer beteiligt ist. Verändert man wirklich ganz viele Prozesse, oder? Jetzt stelle ich mir die Frage: „Habt ihr wirklich viel verändern müssen oder ist es tatsächlich doch größtenteils eine Umsetzung von Prozessen, die es schon gibt?”

Matthias Effenberger:
Hm, also fifty fifty. Also, man denkt viele Dinge auch neu und anders, weil man die Karte die Bauzeichnung gar nicht mehr körperlich ja vor sich hat, sondern am Bildschirm hat. Muss dann bestimmte Angaben, Anmerkungen usw. dann digital dort einzeichnen. Das ist schon eine Veränderung auch vom Doing. Man nimmt sonst die Akte raus und.

Mareike Donath:
Klar, schlägt den Plan auf. Matthias Effenberger:
Der eine oder andere sieht das ja manchmal im Bauamt, da gibt es ja ein Bauvorhaben, manche haben ja weiß ich, 10, 20, 30 Aktenordner, die sind groß und das dann jetzt digital zu machen sich da auch zurechtzufinden. Wie mache ich meine Dokumentenablage, wie funktioniert das? Wie komme ich am besten damit klar? Das ist schon auch eine Veränderung, auch für die, die jeden Tag damit arbeiten sollen, damit klarzukommen. Und, das bedarf dann schon auch noch mal auch einer Änderung in den Abläufen, also dann auch noch mal nachjustieren und sagen: „Damit habe ich mir zwar gedacht, aber ich komme damit überhaupt nicht klar.“ Also müssen wir noch mal grundlegend ändern.

Mareike Donath:
Kann man das denn, jetzt mit Blick auf die Kommunen, die bei dir im Verbund sind: Kann man das auf einer Skala von 0 bis 10, wie digital sind die Kommunen? Was würdest du da sagen?

Matthias Effenberger:
Ich denke mal, wir sind so bei 6, 7.

Mareike Donath:
Bei 6, 7? Matthias Effenberger:
Ja.

Mareike Donath:
Die 10 ist wahrscheinlich auch verändert sich ja, je weiter man kommt. Ja, also es ist eine schwierige Frage, völlig klar. Aber kann man sagen, so im nächsten Jahr? Also du redest vom Schub, wie kann man sich das vorstellen? Sind wir dann bei acht? Bei neun? Um einfach ein Gefühl zu kriegen, wie schlimm ist denn eigentlich die Lage? Weil tatsächlich ist es ja immer „Oh, man wünscht sich...” Also, die Bedarfe steigen ja auch, man nimmt, man sieht andere Kommunen machen dies und jenes und das wünscht man sich natürlich von seiner eigenen Kommune vor Ort ja auch. Wie schnell geht das? Wie muss man sich das vorstellen? Haben wir schon ganz viel gelernt? Umso schneller geht's oder wie geht der Schub weiter?

Matthias Effenberger:
Na, ich glaube, man kann erst mal sagen, dass wir schon. Ich habe einfach mal nachgeguckt. Wir haben jetzt zum Beispiel in der Landeshauptstadt 586 Online-Leistungen, die eben den Bürgerinnen, Bürgern, Unternehmen zur Verfügung gestellt wird.

Mareike Donath:
Wie viele Leistungen, also wie viel Prozent sind das so ungefähr von den Leistungen, die generell?

Matthias Effenberger:
Ich sage mal das, was man online macht, ist das also schon in dem Bereich so 60 Prozent.

Mareike Donath:
Okay, das ist schon viel. Ja. Matthias Effenberger:
Das ist eine Menge. Und im Landkreis sind wir dann irgendwie so 228 Leistungen. Sind auch ein bisschen, es unterscheidet sich ja ein bisschen kreisliche Leistung und die Landeshauptstadt hat ja eben die gemeindliche Aufgaben und kreisliche Aufgaben. Dadurch ist das natürlich auch ein bisschen mehr. Und ich glaube, da sind wir, wenn wir mal so ein Stück weit schauen, auch ziemlich weit voran. Und ich glaube, da sind wir, wenn wir mal so ein Stück weit schauen, auch ziemlich weit voran. Also, wenn man das jetzt auch mal im Vergleich da gibt es ja so einen Chatbot, der Online-Leistungen, wo man mal schauen kann, wo man so steht und da sind wir letztendlich. Also kann man auch ein bisschen mit Stolz sagen, auch in Mecklenburg-Vorpommern doch an der führenden Stelle. Das heißt also, wir machen da nicht alles falsch.

Und wenn man dann das Land mal betrachtet, ist ja auch immer ganz wichtig für mich, auch als Digitalisierungsbotschafter mit dem Schwerpunkt eben auch die Verwaltungs-Digitalisierung usw. sind wir mit 1092 Verwaltungsleistungen, die flächendeckend angeboten werden, auch gar nicht so schlecht. Im guten Mittelfeld gleichauf mit Schleswig-Holstein und Berlin. Das ist denke ich auch ein gutes Signal. Und ein Stück weit hinter Hamburg, Nordrhein-Westfalen und Bayern. Also bisschen Luft nach oben. Mareike Donath:
Aber wir sind nicht auf dem letzten Platz?

Matthias Effenberger:
Wir sind nicht auf dem letzten Platz. Und nach uns kommt ja noch Niedersachsen, Baden-Württemberg, Sachsen. Also, ich glaube, das ist schon mal gar nicht so schlecht. Also, wir haben eine gute Position. Das gilt es natürlich, zu halten und weiter auszubauen. Also, das ist der Anspruch oder zumindest das ist so das, was ich so an Erwartung habe, dass wir da jetzt schaffen, da voranzukommen. Mareike Donath:
Meter machen.

Matthias Effenberger:
Und Meter machen. Und sagen: „Jetzt müssen wir noch ein bisschen weiter nach vorne rücken.“

Mareike Donath:
Ihr seid mit dem hohen Engagement unterwegs, wie sieht die kommunale Zusammenarbeit aus. Du sprichst es an landesweit. Da gibt es sicherlich viele Synergien. Wer ist euer Pendant im Land? Erste Frage. Ihr seid jetzt in Schwerin, Landkreis Ludwigslust-Parchim unterwegs in anderen Landkreisen. Wer ist da vergleichbar?

Matthias Effenberger:
Also wenn wir da mal so die Verbünde sehen, gibt es ja in Neubrandenburg letztendlich die IKT Ost auch als Anstalt des öffentlichen Rechts, irgendwie 2019 errichtet. Das ist ein Partner an der Stelle, mit dem wir uns auch in Projekten jetzt zunehmend auch sehr stark abstimmen, ein bisschen historisch. Im Bereich der Schuldigitalisierung haben wir sehr eng auch miteinander gearbeitet. Dann der Zweckverband Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern, eben so ein Stück weit, die als Bindeglied der Kommunen im Bereich der Verwaltungsdigitalisierung. Da rücken wir auch näher zusammen, um eben jetzt Meter zu machen. Um bei dem Ausdruck zu bleiben, haben wir schon auch alle miteinander erkannt, dass wir hier auch in der Arbeitsweise einiges verändern müssen. Und, um da schneller auch voranzukommen.

Mareike Donath:
Ihr seid, wenn ich richtig zugehört habe, auch für Schulen verantwortlich, für die Digitalisierung der Schulen.

Matthias Effenberger:
Genau. Wir haben für viele unserer Träger, also bei der KSM eben das Thema Schuldigitalisierung. Wir haben durch den Digitalpakt 1 ging es ja darum, die Infrastruktur in die Schulen zu bringen, technische Ausstattung in der Corona-Pandemie Tablets in die Schulen zu bringen. Und da haben wir mit einem ganzheitlichen Konzept, welches wir entwickelt haben, dafür gesorgt, dass wir auch die Schulen immer aus dem Blick der Lehrerinnen und Lehrer und der Schülerinnen und Schüler so zu organisieren, dass sie eben möglichst eine gleiche erweiterbare, flexible Infrastruktur bekommen und dann entsprechend ausgestattet werden. Und wir haben im Verbund über 70 Schulen, die wir ausgestattet haben, die wir betreuen, mit einer einheitlichen Strategie als solches, wo es jetzt möglich ist, dass man von der Grundschule bis zum Gymnasium, egal, welche Schule man besucht oder auch wechselt, immer seine Identität mitnimmt, seine Dinge, die man gemacht hat, in der Grundschule auch noch im Gymnasium sehen kann. Also das ist so ein Stück weit ein Teil der Strategie letztendlich, die wir hier umgesetzt haben.

Mareike Donath:
Wir waren bei der Verwaltungsdigitalisierung ungefähr bei 60, 70 Prozent, was wir schon geschafft haben bei den Schulen. Wie sieht es da aus?

Matthias Effenberger:
Also, von der Ausstattung haben wir jetzt mit Abschluss Digitalpakt ich sage mal, 95 Prozent der Schulen haben eine gute Infrastruktur. Einige Dinge oder einige Schulträger haben natürlich die Gelegenheit genutzt, wenn sie jetzt ertüchtigen, Netzinfrastruktur in die Schulen bringen. Also, wenn man mal so ein bisschen salopp sagt: Manche Klassenräume hatten außer einem Beamer, eine Steckdose dazu, vielleicht noch eine Steckdose für einen Staubsauger. Also, da ist natürlich ganz, ganz viel auch in die Infrastruktur gegangen. Also, es war für die kommunale Seite eine riesen, riesen Aufgabe, natürlich unterstützt durch die Digitalpaktmittel, aber eine riesige Aufgabe, die Schulen netztechnisch zu ertüchtigen. Dann kommt eben mit dazu der Breitbandausbau, der natürlich auch geholfen hat, dass wir eben alle Schulen mit einem Glasfaseranschluss, breitbandiger Anbindung letztendlich versorgt haben. Und da sind wir sehr, sehr weit vorangekommen und haben also einen guten Stand. Einige Schulen werden aktuell noch ertüchtigt und da haben wir noch so einige, die dann da eben noch ein bisschen nachlaufen.

Mareike Donath:
Was sind die größten Stolpersteine auf beide Bereiche schauend für den Bereich Digitalisierung der Schulen, Digitalisierung der Kommunen?

Matthias Effenberger:
Das größte Thema ist, dass es gelingen muss, mehr zusammenzuarbeiten, auch fachlich zusammenzuarbeiten. Ich glaube, wir haben im Land einen guten Austausch, auch gebündelt, Städte- und Gemeindetag, Zweckverband, elektronische Verwaltung, die federführend letztendlich hier auch unterwegs sind. Landkreistag. Also, wir haben einen guten Austausch zwischen den IT-Leuten, Digitalisierungsverantwortlichen, kommunalen Aufgabenträgern, IT-Dienstleistern. Was uns schwer gelingt, ist die echte Zusammenarbeit in der Umsetzung. Also, dass man wirklich sagt: „Okay, wir nehmen uns jetzt ein Thema vor und wir setzen das gemeinsam auch um.“ Da ist sehr schwer. Das gehört zur Ehrlichkeit dazu. Dann auch ein Stück weit das Vertrauen zu haben zu sagen: Okay, es gibt einen, der kümmert sich um diese Themen oder besondere Themen. Ich wünsche mir ein Stück weit. Wir haben das jetzt ein Stück weit gibt es ja eine kommunale Strategie, die ist im Laufe des vergangenen Jahres erarbeitet worden.

Mareike Donath:
Kommunale Strategie wofür?

Matthias Effenberger:
Der Zusammenarbeit in der Digitalisierung der Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern als ein Grob-Konzept. Wo wir begonnen haben, mit Landräten, Oberbürgermeistern und Digitalisierungsverantwortlichen mit einem Workshop, Frau Ulbricht als Staatssekretärin war mit dabei, zu sagen: Wie müssen wir uns aufstellen, wenn wir zukünftig die Herausforderungen in der Digitalisierung auch besser in Mecklenburg-Vorpommern bewältigen wollen? Wir haben seit Jahren ja einen Lenkungsausschuss kooperatives E-Government. Da geht es meistens um Themen der Verwaltungsdigitalisierung, ein Stück weit ergänzt durch Schuldigitalisierung.

Aber um die Themen letztendlich zu einer Entscheidung zu führen, müssen besser vorbereitet werden. Wir müssen Fachteams haben, die laufend zu bestimmten Themenfeldern arbeiten definiert sind, um letztendlich diesen Veränderungsprozess, den es braucht. Beispielsweise wir hatten das Thema Bauamt, also in dem Baurecht, auf Veränderungen usw., dass man dauerhaft ein Team hat und sagt: „Du bist dafür verantwortlich, dass alles, was in diesem Themenfeld sich verändert, auch und die daraus ergeben sich ergebenden Maßnahmen, dass die definiert werden, dass wir dort Lösungen schaffen und sie dann auch gemeinsam in die Umsetzung bringen.” Und das ist eben, wie schon gesagt – von der Wiege bis zur Bahre – ein breites Feld. Und dass wir gesagt haben: Okay, da müssen wir besser werden. Das muss gelingen, dass wir dort Teams aufbauen, die fachlich Dinge vorbereiten und dann in dem Lenkungsausschuss auch tatsächlich zur Entscheidung bringen. Und gemeinsam dann zur Entscheidung kommen und möglichst in gemeinsame Lösung münden.

Mareike Donath:
Matthias, wie optimistisch bist du, dass das klappt?

Matthias Effenberger:
Da ich aktiv damit mitgearbeitet habe, bin ich natürlich sehr optimistisch, dass es klappt. Und dahingehend auch optimistisch. Wir haben gerade mit dem Zweckverband „Elektronische Verwaltung“ und der IKT Ost haben wir uns aufbauend schon auf diese Strategie, die wir jetzt ja auch letztendlich auch verabschiedet wurde durch den Landkreistag/ Städte- und Gemeindetag haben wir eine Strategie entwickelt für, das nennt sich Voice Strategie für MV.

Mareike Donath:
Voice Strategie? Matthias Effenberger:
Voice Strategie für MV. Voice ist also im Prinzip eine Produktfamilie von kommunalen Anwendungen. Es geht dann darum, dass sie eben Bürger-, Unternehmens-zentrierte Plattformen, die eben verschiedenste Module vom Meldewesen über Gewerbeanmeldung bis hin zu Anwohnerparken, Führerscheinwesen und Kfz usw. beinhaltet. Und diese Plattform ermöglicht es eben, dass wir hier eine Verbindung schaffen zwischen gemeindlichen und kreislichen Leistungen. Wir haben ja, um das so ein bisschen zu erklären, wir sind damit im Landkreis Ludwigslust-Parchim und in der Landeshauptstadt haben wir diesen Konzeptansatz mit den Trägern umsetzen dürfen.

Das heißt also, dass sich heute eben auch in Boizenburg, Zarrentin unabhängig von der Zuständigkeit eben auch meine Führerschein-Angelegenheit machen kann, mein Kfz zulassen kann. Und das ist in vielen anderen Landkreisen bisher noch nicht der Fall. Also, dass ich eben so eine Verzahnung habe. Und, ich glaube, dieser Ansatz – wir haben es schon gesagt – zukünftig noch stärker bürgerzentriert und unternehmerzentriert zu agieren, ist glaube ich ein wichtiger Meilenstein. Wenn das gelingt in Mecklenburg-Vorpommern, diesen Ansatz auch landesweit umzusetzen, zu sagen okay: Wir haben eine Plattform, wo alle vom Meldewesen bis hin zu Führerschein, Kfz usw. wo wir alles draufbringen. Und praktisch sieht es so aus, dass sie, wenn man noch das Bürgerbüro nutzt, von der Terminvereinbarung eben sagt okay, ich bin umgezogen, macht eine Adressänderung und alles an einer Stelle wird sofort von Ausweis über Reisepass über Führerschein bis hin zum Kfz bis hin zum Anwohnerparken einmal gleich durchgeändert, ohne dass man jetzt noch mal extra zur Führerscheinstelle muss usw. Dass man das einer Stelle auch vor Ort in einer Gemeinde machen kann oder in einem Amt machen kann.
Das ist denke ich, das ist das Ziel und ich glaube, das würde in einem Flächenland wie Mecklenburg-Vorpommern uns richtig voranbringen und das wäre beispielhaft für ganz, für die ganze Bundesrepublik.

Mareike Donath:
Wirklich, das klingt, glaube ich, ganz motivierend für die Zuhörerinnen und Zuschauerinnen aufgrund der Voice Strategie. Was dürfen die kleineren und kleinsten Unternehmen erwarten von der Plattform? Was sind das zum Beispiel da für Leistungen?

Matthias Effenberger:
Na, vor allem sind es ja so Themen wie Zulassung, Gewerbeanmeldung. Also, wir haben ja ein Stück weit ist es zwar das, die Plattform bedient ja drei Kanäle letztendlich. Ich sage nur mal so, das ist so die Multikanal-Strategie, die wir auch für die Kommune umsetzen. Einmal den persönlichen Ansprechpartner in einem Bürgerbüro, der das Bürgerbüro wie gesagt Bündelung von gemeindlichen und kreislichen Leistungen unabhängig von Zuständigkeiten. Dann eben auch online, also genau dieses Leistungsspektrum habe ich auch online. Und ich habe es im dritten Kanal über die 115 im Telefonservice, dass ich eben dann sage: „Okay, bestimmte Dinge kann ich dann oder mir dort auch Unterstützung holen.“ Das kann ich dann ja auch dann online, also letztendlich per Telefon auch.

Mareike Donath:
Matthias, wann ist es fertig? Matthias Effenberger:
Ja. Also, ein schöner Baustein ist, dass wir schon ein Stück weit begonnen haben, ein einheitliches Führerscheinwesen also in diese Voice Plattform zu bringen. Da sind wir schon in der Projektumsetzung. Fertig ist, das Ziel ist natürlich, dass wir die ersten Dinge bis Anfang des kommenden Jahres fertig haben. Also das heißt, dass wir zumindest schon auf der Plattform einige Führerscheinstellen umgesetzt haben. Wir werben dafür, dass wir auch bei aller kommunalen Selbstverwaltung, dass man sich dazu entscheidet, mitzumachen. Also, es ist natürlich immer eine freiwillige Geschichte. Mareike Donath:
Ist eine freiwillige Sache, alles klar.

Matthias Effenberger:
Was einmalig und wirklich gut ist, ist, dass das Land diese zum Beispiel die Einführung Führerschein zentrales Führerscheinwesen, also Voice Führerschein für MV auch finanziell unterstützt, diese Projektleistungen. Ja, das ist sozusagen der Anstoß gewesen, größer zu denken und zu sagen: „Na ja, Führerschein ist nur ein Modul, wir müssen gucken, dass wir das alles gemeinsam zusammen dann kriegen, also mit weiteren Dingen.“ Und so richtig kommt dann die Plattform oder dann auch das Ergebnis so zum Tragen. Wenn dann möglichst alles dort zusammenläuft. Und natürlich, was das Besondere ist, dass wir damit auch den Einstieg finden, auch Fachteams zu bilden für diese einzelnen Themen. Ob es jetzt Meldewesen, Gewerbe, dass wir dort eben gemeinsam in der kommunalen Familie, eben zu sagen, okay, da gibt es einen Spezialisten im Gewerbe, meinetwegen in Greifswald und einen in Rostock und einen in Schwerin und die beiden oder die drei bilden das Team, welches sich verantwortlich fühlt für diese Gewerbeanmeldung und für dieses Gewerbeverfahren. Und alles, was sich dort an Veränderungen auch gesetzlich, prozessual usw. ergibt, das managen die und tragen das dann in die Gemeinschaft und letztendlich in alle Gewerbeämter hinein mit einem laufenden „Informationslied“, das ist so meine Strategie oder meine Vision dafür.

Mareike Donath:
Zusammenarbeiten, Spezialistenteams bilden, die sich aufteilen, die arbeitsteilig denken und vorantreiben. Noch ein weiterer Erfolgsfaktor, wovon das Projekt abhängen wird?

Matthias Effenberger:
Ein großes Thema ist, und wo wir alle ein stückweit kranken, ist natürlich die Schwierigkeit der Authentifizierung. Also wenn wir sehen und ich glaube dass... Mareike Donath:
Stichwort Bundes-ID?

Matthias Effenberger:
Bundes ID. Wir sind ja mehrere Schlenker gegangen wir sind ja vom Nutzerkonto MV. Also wir haben mal selber mit einem, in unseren Anfängen haben wir ja letztendlich eine eigene IT entwickelt mit dem Meldewesen, also auf Basis das Meldewesens, oder des Melderegisters in Schwerin. Dann dieses MV-Nutzerkonto und jetzt zu Bund-ID, dann den elektronischen Personalausweis. Und wenn wir dann sehen, wie schwierig das auch für Bürgerinnen und Bürger ist, das zu verstehen, was dort passiert und was sie machen müssen, das ist, glaube ich, die größte Herausforderung.
Wir hatten uns jetzt ja gerade in Aarhus angeschaut, wie es auch einfacher gehen kann. Es muss irgendwie einfacher werden.

Mareike Donath:
Kurz für die Zuhörer:innen und Zuschauer:innen: Wenn ich mich richtig daran erinnere: Es war ja ein Sprung in der Nutzung der Identifikation durch die Beantragung von Unterstützungsleistungen für den Wohnungsbereich von Studenten. Und dadurch gab es noch mal einen Riesensprung. Matthias Effenberger:
Genau, genau.

Mareike Donath:
Wie kann das hier gelingen, vergleichbare Fälle zu schaffen, Motivationsfaktoren zu schaffen?

Matthias Effenberger:
Ja, also wir müssen, glaube ich auch gemeinsam mehr tun, auch dafür zu werben, was wir schon haben. Also ich hatte ja gesagt, was wir an Leistung auch anbieten: Das ist, glaube ich, da klappern wir einfach zu wenig. Also die Bürger:innen und Bürger wissen manchmal gar nicht, was alles schon geht.

Mareike Donath:
Also Zuhörer:innen und Zuschauer:innen sollen jetzt sich die Bundes-ID beantragen?

Matthias Effenberger:
Genau.

Mareike Donath:
Ich guck in die Kamera, du musst in die Kamera gucken.

Matthias Effenberger:
Und schauen, was schon geht und ja und das einfach versuchen zu nutzen, also damit auch routinierter zu werden. Ja, also das ist so der eine Aspekt und ich glaube, wir müssen auf der anderen Seite auch gucken, rechtlich einige Dinge auch zu verbessern. Wir haben jetzt gerade ein Beispiel gehabt. Alle haben irgendwie damit mehr oder weniger zu tun. Also den Führerschein auszutauschen. Und wir haben einen Online-Antrag, wo man das machen kann. Der ist fertig, dass man das online beantragen kann, der kommt dann zurück, also kriegt man den neuen Führerschein nach Hause geschickt. Alles kein Problem. Eine kleine Hürde haben wir rechtlich. Die Führerscheinverordnung sagt: Der alte Führerschein muss entwertet werden. Und deswegen muss man einen Bürgerkontakt herstellen. Und ja, gut, also ich denke, der mündige Bürger wird sehen, wann der Führerschein abgelaufen ist, ist er abgelaufen. Aber dort extra diese Entwertung in der Verordnung zu haben, ist natürlich wenig digital-tauglich. Also schade eigentlich. Also das sind so die Dinge, wo ich mir wünsche, dass wir auch bei Gesetzgebung, bei Verordnung usw. dass wir immer „digital first“. Also gucken: Geht das eigentlich, können wir das damit digital abwickeln?

Mareike Donath:
An der Stelle kann ich vielleicht kurz noch mal eine Lanze brechen für die Mitarbeiter:innen der Stadtverwaltung, der Kommunalverwaltung waren alle sehr, sehr geduldig. Die Schlangen waren lang, zum Thema Führerscheinwechsel. Aber sie haben das ganz, ganz toll gemacht, aber hätten sich mit Sicherheit noch mehr Erleichterung Gewünscht. Matthias Effenberger:
Ja, ich glaube die Akzeptanz wäre das schon, wenn man sagt: „Okay, ist für mich hier kein Problem, ich mache das online, kommt nach Hause.“ Also das gibt natürlich dann auch so einen Push, wenn man eben Leistungen hat. Mareike Donath:
In jedem Fall. In jedem Fall.

Matthias Effenberger:
Massiv, also in großer Anzahl dann auch nachgefragt werden.

Mareike Donath:
Ich glaube Matthias, jeder der ein bisschen sich damit beschäftigt oder selber involviert ist, weiß, das ist tatsächlich sehr komplex ganzheitlich zu denken, gerade durch die verschiedenen Ebenen Bund, Land, Kommunen. Die Komplexität des Themas, wie lang auch die Prozesse sind, wie viele Beteiligte dabei sind.
Matthias, was treibt dich jeden Morgen aus dem Bett, wo du sagst: „So, ich schieb das jetzt voran, damit meine Vision Wirklichkeit wird?” Was treibt dich persönlich voran?

Matthias Effenberger:
Ich habe total viel Spaß daran, mit Menschen Dinge zu verändern, Dinge aufzubauen. Also das, was heute SIS, KSM ist, ist letztendlich von mir von Anfang an aufgebaut worden.

Mareike Donath:
Deine Babys quasi? Matthias Effenberger:
Meine Babys, wenn man das so sagen kann. Und das macht mir total Spaß. Auch die Zusammenarbeit mit Gleichgesinnten. Also natürlich brauchen wir die Akzeptanz und die Unterstützung auch unserer Träger oder der kommunalen Gesellschaften als solches, dass wir da gemeinsam diese Idee, die wir dann da auch entwickeln, dann auch getragen wird und dass wir auch den Ansatz haben und auch die Chance bekommen, manchmal auch Wege zu gehen, wo einer sagt: „Na ja, wir wissen noch nicht, ob wir da auch ob das 100 Prozent klappt, aber wenn wir 80 Prozent haben, ist das auch okay.” Ich glaube, das müssen wir einfach in Deutschland auch ein Stück weit lernen. Sozusagen 80/20 ist auch gut. Aber es muss auch sein, eine Fehlerkultur zu haben, zu sagen, es kann auch mal was schiefgehen.

Mareike Donath:
Da tun wir uns echt schwer.

Matthias Effenberger:
Ja. Wir sagen das immer. Aber das ist wirklich so, es geht immer allen so leicht über den Mund, naja kann ja sein, aber wehe denn es ist irgendwie was.

Mareike Donath:
Hast du ein Vorzeigebeispiel bei dir im Unternehmen? Wenn Fehler bei dir passieren im Unternehmen oder im Verbund? Was macht ihr da? Wie gehst du damit um?

Matthias Effenberger:
Erst mal, setzen uns zusammen und sagen: „Was machen wir nächstes Mal besser?” Und versuchen das schon noch, dann auch aufzuarbeiten. Also das ist ganz wichtig.

Mareike Donath:
Ihr schmeißt nicht mit Tomaten? Matthias Effenberger:
Ansonsten sage ich immer. Nein, Nein. Wichtig ist, dass wir offen und in der Fehlerkultur offen und ehrlich damit umgehen und frühzeitig erkennen, wenn irgendwo was aus dem Ruder läuft, dass man dann sich nicht wegduckt, sondern einfach sagt: „Okay, hier läuft was nicht so ganz ordentlich oder wir müssen da nochmal nachjustieren.”

Mareike Donath:
Deine drei wichtigsten Meilensteine, wie du heute hier sitzt, zurückblickend. Was waren die, deine drei wichtigsten Meilensteine in deinem Karriereweg? In deinem beruflichen Weg, persönlichen Weg?

Matthias Effenberger:
Natürlich meine beiden Babys natürlich, dass es mir gelungen ist, dass wir aus dem Stand von dezentralen Strukturen die Grundstruktur geschaffen haben, SIS aufzubauen. Auch die Beziehung, muss man ganz klar sagen, zu den Kunden, letztendlich so, so vertrauensvoll zu haben, dass man, ich sage immer wir werden betrachtet, wie die ausgelagerte interne IT-Abteilung, wenn man das so sagen kann. Also wir sind ganz eng eben dran, auch in der technologischen, strategischen Entwicklung von Stadtwerke, Wohnungsgesellschaften etc.

Bei der KSM eben durch die Aufgabenübertragung ist das ein schon ein hohes Gut muss man sagen, dass man sagt, diesen Weg zu gehen. Wir geben viele Themen raus in die KSM auch in die Verantwortung. Also dort ist man ja in einer anderen Rolle, dass man eben sagt man ist als Aufgabenträger hat, die Aufgaben eben verschiedenste Themen, IT-Betrieb, Digitalisierung, Personalabrechnung, zentrale Vergabestelle, Breitbandausbau. Also, das bündeln wir alles für die Träger bei der KSM. Sowas machen zu dürfen. Ich denke, dass ist auch so ein Zukunftsmodell.
Bin da fest davon überzeugt, dass man zukünftig eben bestimmte Aufgaben, Verwaltung auch gerade kleinere oder größere, aber nicht mehr selber machen können wollen, weil man eben auch die Spezialisten gar nicht hat. Und dass man sagt: Okay man hat so in Kompetenzzentren eben, da bündelt man bestimmte Aufgaben, Sachbearbeitungthemen und sorgt eher vor Ort dafür, dass eben der Bürgerservice da ist, dass der Ansprechpartner da ist usw.

Also ich beobachte, ich habe jetzt gerade am Mittwoch in Berlin mit dem Staatssekretär für Digitalisierung aus Sachsen-Anhalt gesprochen, die eben solche Prüfaufträge haben. Wie kann man Servicecenter schaffen, die eben bestimmte Backoffice-Tätigkeiten für Kommunen übernehmen zentral? Also, das ist so die Entwicklung, also das, was wir schon vor Jahren ein stückweit angefangen haben bei der KSM, zeigt sich, das andere das betrachten und ähnliche Überlegungen haben, auch Wege zu gehen. Bestärkt mich in der Strategie, die wir halt so gehen und das treibt mich an.

Mareike Donath:
Absolut. Die Kommunen, haben die immer die digitalen Kompetenzen? Schaffen sie es in der Geschwindigkeit, auch entsprechendes Fachpersonal zu haben? Das ist sicherlich auch ein Stolperstein.

Matthias Effenberger:
Also, das ist schon ein ganz, ganz entscheidendes Thema. Also, ich glaube, das wird auch zukünftig der begrenzende Faktor sein, geeignetes Personal zu finden. Und dann eben auch Spezialisten zu finden. Das ist, glaube ich, könnte eher gelingen in so Servicecentern, die eben sich auf bestimmte Themenfelder spezialisieren. Und deswegen sorgen wir auch immer dafür, dass SIS, KSM nach außen präsent sind als Arbeitgeber, wir bilden ganz massiv aus, also eigenen Nachwuchs suchen wir dann eben auch. Bauen wir uns dann selber auf mit Auszubildenden, dualen Studenten usw. Das ist natürlich auch ein ganz entscheidender Punkt.

Und das, was mir ganz besonders wichtig ist, ist eben, dass wir dadurch auch schaffen, hier also Kompetenzen im Land zu halten, also kommunale Kompetenz im Land zu halten. Das ist doch ein ganz entscheidender Faktor, dass wir hier Arbeit für qualifizierte Arbeitsplätze haben und nicht eben wie Leistungen irgendwo von Dienstleistern, die irgendwo mit Sicherheit nicht in Mecklenburg-Vorpommern sitzen und dann auch nicht in Mecklenburg-Vorpommern einkaufen usw., dass die hier Dinge tun und mit Steuergeld eben hier dann auch bezahlt werden. Und das ist glaube ich, also es für mich ein ganz entscheidender Punkt.

Mareike Donath:
Absolut. Wir reden ja ganz viel über Resilienz und ich glaube, das ist eine wichtige Säule, um über kommunale Kompetenzen zu verfügen, die das beherrschen. Nichtsdestotrotz eine gute Zusammenarbeit zu haben, spezialisiert zu sein in den Dingen. Nur so kann es sehr gut funktionieren. Ich glaube, auch als Flächenland mit den kurzen Wegen wird uns immer wieder nachgesagt, dass das gute Voraussetzungen sind, um das auch zu erreichen. Ich sehe das ganz positiv.
Jetzt die Frage an dich: Du bist ja auch gebürtiger Mecklenburg-Vorpommeraner. Du kommst woher?

Matthias Effenberger:
Aus Zarrentin am Schaalsee.

Mareike Donath:
Du bist und bleibst hoffentlich Mecklenburg-Vorpommeraner. Mecklenburg-Vorpommern – ein Zukunftsland für dich? Und wenn ja, warum?

Matthias Effenberger:
Ja, also eindeutig ja. Mit drei Ausrufezeichen!!! Weil, ich denke, dieser Menschenschlag. Wir tun uns manchmal ja schwer, so ein bisschen auch zusammenzukommen, so ein bisschen Distanz usw.
Aber ich habe die Erfahrung gemacht, wenn dann der Draht steht, dann läuft das auch. Also, was uns manchmal so ein bisschen fehlt ist halt, dass wir auch anderen im Vertrauen einfach mal sagen: „Okay, wir machen das mal jetzt gemeinsam.” Gucken manchmal auch ein Stück weit zu sehr über die Landesgrenzen. Und wenn man das mal ein bisschen hinter die Kulissen schaut, sieht man da auch: Die kochen auch nur mit Wasser. Und da sind wir manchmal gar nicht so schlecht, was wir selber auch haben, uns auch was zutrauen. Und da glaube ich fest daran, dass wir in der Lage sind, das auch genauso gut zu machen, wenn wir dann zusammenstehen und uns da letztendlich auch gemeinsam auf den Weg machen. Da bin ich fest von überzeugt, dass es klappt.

Mareike Donath:
Matthias, das waren schöne Schlussworte. Ich danke dir, dass du hier gewesen bist beim Podcast von „digitales MV”. Herzlichen Dank!

Matthias Effenberger:
Ja, vielen Dank.