Basics für Digitale Meetings
Alle Meetings, ob online oder offline, brauchen klare Regeln. Dazu gehören Standards wie pünktlich sein, höflich miteinander sprechen und eine Agenda – hinterlegt im Termin oder im Google Docs. Neben diesen „Hygienefaktoren” gilt es, bei Online-Meetings noch ein paar zusätzliche Faktoren zu beachten, damit die Termine effizient ablaufen können.
Hardware einrichten
In vielen Büros können Sie über den Empfang oder das Office Konferenzräume buchen. Oft direkt mit der Bitte versehen, diese für eine bestimmte Anzahl an Teilnehmer*innen mit Schreibwerkzeug, Kaffee und Keksen bereitzustellen. Online spielen Getränke, Beamer & Co. keine Rolle. Dafür müssen bei digitalen Meetings alle Teilnehmer*innen selber ihren „Konferenzstuhl”, also ihr digitales Endgerät, einrichten. Oder anders: Sie müssen die Internetverbindung prüfen, das Videochat-Programm ggf. installieren, Mikrofon- und Kopfhörer aktivieren und bestenfalls vorher testen. Erst wenn diese Basics laufen, sind virtuelle Meetings grundsätzlich möglich.
Eine Übersicht zu hilfreichen Tools, digitalen Kommunikationsmitteln und Technikempfehlungen für Webcam und Headset finden Sie hier.
Termineinladung verschicken
Wenn klar ist, dass alle benötigten Gesprächspartner*innen über das nötige digitale Equipment verfügen, geht es an die Terminplanung. Am besten schicken Meeting-Verantwortliche die Termine per E-Mail an die Teilnehmer*innen. Wenn Sie bereits mit der G-Suite oder Office 365 arbeiten, können Sie sogar die Kalender von Ihren Kolleg*innen online auf freie Slots checken. Hinterlegen Sie in der Termineinladung auch direkt die Agenda und den Link zum Online-Konferenzraum, wie z. B. den individuellen Google-Hangout-Link. Nehmen auch Freelancer oder Kunden*innen am Termin teil, die eventuell das verwendete Video-Chat-Programm noch nicht kennen, schicken Sie die wichtigsten Informationen zum Gebrauch oder den Link zur Anleitung mit. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Meetings einen klaren Start- und Endzeitpunkt haben und sich auch online nicht verquatscht wird – außer Teambuilding ist das Ziel.
Online-Meetings moderieren
Zum guten Ton gehört es, andere Personen aussprechen zu lassen, insbesondere in Business-Meetings. Während man am runden Tisch leicht per Handzeichen andeuten kann, dass man gerne etwas erwidern möchte, wird es digital schon kniffliger. Vereinbaren Sie am besten im Vorfeld, in welcher Reihenfolge die Teilnehmer*innen ihre Punkte vorbringen können und legen Sie digitale Diskussionsregeln fest. Viele Programme bieten parallel zum Video auch einen Textchat an, den Sie für Wortmeldungen/Handzeichen nutzen können. Wie auch bei Offline-Meetings ist es wichtig, eine Person festzulegen, die das e-Meeting moderiert, das Wort übergibt und am besten Protokoll führt. Wichtige Beschlüsse sollten Sie im Nachgang noch einmal schriftlich festhalten und an alle Teilnehmer*innen z. B. per E-Mail versenden.
Virtuelle Gruppendynamik fördern
Für Workshops, Kick-Off-Meetings und andere Termine nutzen Sie im normalen Büroalltag eventuell Kreativtechniken, die zum agilen Arbeiten anregen. Oft mit am Start: Papier, Flipcharts, bunte Stifte. Auch online können Sie diese Techniken nutzen, indem Sie entweder Ihren Bildschirm teilen oder parallel in Programmen wie Evernote und XMind arbeiten. In einigen Videochats können Sie zudem Plug-ins integrieren, mit denen Sie Live-Umfragen durchführen und direkt die Ergebnisse besprechen können. Oder Sie greifen auf Umfrage-Tools wie Crowdsignal zurück.
Weitere Tipps für digitale Konferenzen
Hat Ihr erstes Online-Meeting nicht auf Anhieb geklappt? Bleiben Sie entspannt und nachsichtig mit den Teilnehmer*innen. Wie so oft heißt es auch hier: Learning bei Doing. Und manchmal muss man eben drei Haken setzen, bis man sein Mikrofon für das Videokonferenz-Programm freigegeben hat. Auch das ist Datenschutz. Benennen Sie am besten noch Tool-Beauftragte, die unerfahrenen Mitarbeitenden helfen können, ihren Online-Konferenzstuhl einzurichten. Wann immer die Internetverbindung ausreicht, aktivieren Sie die Kamera. Sie werden sehen: Man ist sich so auch online viel näher und bekommt ein Gefühl dafür, wie das Gegenüber im Homeoffice arbeitet.
Und sollten mal alle Videochat-Stricke reißen, können Sie auch über Handy oder Festnetz einfache Telefonkonferenzen mit vielen Teilnehmer*innen abhalten. Ein erprobtes Tool dafür ist beispielsweise Meetgreen. Über den Anbieter können Sie TÜV-zertifizierte Telefonkonferenzen mit bis zu 35 Teilnehmenden gleichzeitig durchführen und spenden dabei noch für Umweltprojekte.