Hilfreiche Tools & Hardware fürs Homeoffice

Gemeinsam hoffen wir, dass die aktuelle Krise schnell vorüber geht. Begründet ist diese Hoffnung nur, wenn Wirtschaft und Gesellschaft gemeinsam alles daran setzen, die Corona-Pandemie einzudämmen. Unverzichtbar dafür ist es, sämtliche sozialen Kontakte runterzufahren. Dazu gehört es auch, Büros zu schließen und Mitarbeiter*innen ins Homeoffice zu schicken. Nicht alle Firmen sind auf diesen Fall vorbereitet.

Zum Glück gibt es viele Tools und die passende Hardware die Ihnen die Heimarbeit erleichtern und mit denen Sie weiter kollaborativ mit Ihren Kolleg*innen zusammenarbeiten können. Vielleicht ziehen Sie sogar wertvolle Erfahrungen aus der Situation. Nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten für sich und Ihr Business – jetzt und in Zukunft. Viele Programme lassen sich auf sämtlichen Endgeräten von iOS und Android installieren. 

Eine wichtige Voraussetzung für alle nachfolgend genannten Tools und die entsprechende Hardware ist eine funktionierende Internetverbindung mit genügend Datenvolumen. Bei allen nachfolgend genannten Tools, empfehlen wir Ihnen die Zulassungsklauseln für die gewerbliche Nutzung und die Datenschutzaspekte (z. B. Serverstandort) zu überprüfen.

Tool- & Technik-Empfehlungen fürs Homeoffice

Hardware

Für eine gute Webkonferenz braucht es ein gutes Bild und guten Ton. Dafür bieten sich externe Geräte an, da diese dank zusätzlicher Funktionen meist eine höhere Qualität gewährleisten können.

Webcam: Hierbei sollten Sie drauf achten, dass Kamera und Internetgeschwindigkeit zusammenpassen. Bei der Auflösung empfiehlt es sich, eine Kamera mit mindestens 720p und 30 Bildern pro Sekunde (FPS) zu kaufen. Nachfolgend einige Kaufempfehlungen:

  • Logitech C270 HD (ab 22 €): integriertes Mikrofon, aber eher geringe Bildqualität, USB Type A
  • Microsoft LifeCam Studio (ab 65 €): integriertes Mikrofon, mittelmäßige Bildqualität, USB Type A
  • Logitech StreamCam (ab 160€): hochwertiges Mikrofon, hochwertige Bildqualität, gute Verarbeitung, USB Type C

Headset: Die Kopfhörer sollten Nebengeräusche minimieren können, sodass zum Beispiel das Tippen der Tastatur nicht für andere zu hören ist. Auch die Klangqualität spielt eine wichtige Rolle, gerade bei langen Telefonaten. Ein gutes Mikrofon sollte dicht am Mund sitzen und Sie sollten es nach Möglichkeit an und ausschalten können – am besten direkt am Kopfhörer. Folgende Geräte können empfohlen werden:

  • Sennheiser PC7 (ab 30 €): gute Tonqualität, USB-Interface, leicht, Einohr-Headset, USB Type A
  • Logitech G533 (ab 100 €): sehr gute Tonqualität, gutes Mikrofon, kabellos, aber eher klobig, USB Type A, Wireless
  • Sennheiser GSP 670 (ab 319 €): hervorragende Ton- und Aufnahmequalität, eher klobig, USB Type A

 

Online-Messenger wie Slack

Auch heute werden viele Informationen oft noch per E-Mail ausgetauscht – selbst für Kantinenverabredungen oder kleine Zwischenfragen. Ein gutes Messenger-Programm kann diese Abstimmungen effizienter machen, agiles Arbeiten fördern und das Postfach entlasten. Erst Recht zu Zeiten von Corona und Homeoffice. 

Mit Messengern wie Slack können einzelne Personen, Abteilungen oder sogar ganze Firmen miteinander chatten – und das ortsunabhängig. Die User können außerdem über den Messenger telefonieren, mit und ohne Video. In Slack lassen sich auch externe Dienste wie Asana und Google Drive integrieren. Auch hilfreich: Wenn alle Mitarbeiter*innen Ihre Arbeitszeiten und Mittagspausen im Status hinterlegen. Dann weiß jede/r, wann die anderen erreichbar sind – oder auch nicht. Neben Slack gibt es vergleichbare Messenger wie Microsoft Teams (Office 365) und den deutsche Anbieter Circuit. Weniger Schnittstellen, aber wichtige Chat- und Videofunktionen sowie die Bildschirm-Übetragungsoptionen bietet Ihnen auch Skype.

Einige Apps bieten kostenlose Einsteigerversionen und zahlungspflichtige Business-Accounts an. Sie unterscheiden sich jeweils im Umfang ihrer Funktionen, wie den zugelassenen Teilnehmer*innen und bezüglich des Datenschutzes.

Videokonferenzen über Hangouts

Bleiben Sie mit Ihren Kolleg*innen auch von Zuhaus aus in Sichtkontakt. Es gibt verschiedene Programme, die Ihnen Videochats von überall ermöglichen. So können Termine mit Geschäftsparter*innen und Mitarbeiter*innen in digitalen Konferenzräumen stattfinden. 
Haben Sie den Online-Meetingraum für die jeweiligen Teamrunden einmal eingerichtet, können Sie den Meeting-Link z. B. auch in den Gruppenbeschreibungen Ihres Messenger-Programms oder in der Termineinladung hinterlegen. So weiß jeder Teilnehmende sofort, welcher digitale Meeting-Raum für seinen Termin gebucht wurde.
Bekannte Videokonferenzanbieter sind Google Hangouts, Skype, Facetime und Zoom.

In den kostenlosen Varianten gibt es zum Teil Beschränkungen, z. B. bei der möglichen Videochat-Dauer oder der Anzahl der Teilnehmenden. Anrufe mit Bildschirmübertragungen und Video erfordern zudem eine höhere Internetqualität. Achten Sie bei der Auswahl Ihres Videokonferenzprogramms auf eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. 

Kein Videokonferenz-Tool, aber ein Programm zum Aufzeichnen und Teilen von Videos ist Soapbox. So können Sie einfach Belegschaftsansprachen, Schulungen oder Briefings aufzeichnen und an Geschäftspartner*innen und Mitarbeitende schicken.

Projektmanagement über ASANA

In Zeiten agilen Arbeitens eigentlich ein Muss: ein gutes digitales Projektmanagement-Tool. Es stellt die Basis für Projektplanungen sämtlicher Branchen, inklusive Meilensteinplanungen. Außerdem bieten solche Programme den Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Arbeitsfortschritte nachzuweisen, erst Recht unverzichtbar im Homeoffice. Vorgesetzte wiederum können sich auch aus der Ferne von der Leistungserbringung überzeugen. 

Das Projektmanagement-Tool Asana bietet viele Möglichkeiten das tägliche Arbeiten in Teams zu erleichtern. Unabhängig davon, ob die Kolleg*innen im gleichen Büro oder am anderen Ende der Welt sitzen. User können beispielsweise Projekte mit Unteraufgaben anlegen, diese mit Datum versehen, einzelnen Mitarbeiter*innen zuweisen und kommentieren. Außerdem können Sie über Asana Prozesse visualisieren und zum Beispiel Redaktionskalender erstellen. Die Projektdokumentation wird so zur Nebensache. Dadurch können sich Projektmanager*innen aufs Wesentliche konzentrieren: einen reibungslosen Projektablauf und optimale Kundenberatung. 

Vergleichbare Anbieter auf dem Markt sind Trello und Jira.

Fernwartung über Teamviewer

Zum Arbeitsalltag vor dem PC gehört es, dass ein Programm mal nicht läuft oder man alleine nicht weiterkommt. Auch wenn keine Kolleg*innen neben einem sitzen, die vor Ort helfen können, gibt für diesen Fall digitale Lösungen. Eine davon heißt Teamviewer. 

Diese Software ermöglicht den Fernzugriff auf den Desktop oder auch die Fernwartung. Bei ausreichender 3-G-Verbindung funktioniert das Tool sogar übers Smartphone. So können Ihre IT-Expert*innen von überall aus dafür sorgen, dass die Computer der Mitarbeiter*innen im Homeoffice laufen und vor Angriffen geschützt sind. 

Gängige Alternativen zu Teamviewer sind Andydesk und ISL Online.

Cloudworking über Google Drive

Wie heißt noch gleich das aktuellste Worddocument Ihres Textes – *final, *neu oder *neu_final? Und wie erreiche ich von unterwegs den Server, wo alle Daten abgelegt sind? Solche Probleme umgeht Ihre Firma, indem sie Cloudworking-Programme und Datenclouds wie Google Drive/G-Suite oder Office 365 von Microsoft bereitstellt. Dort können große Datenmengen in der Cloud gespeichert, unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben und es kann kollaborativ gewerkelt werden.
Arbeiten Sie gleichzeitig an Präsentationen, Excellisten oder Textdokumenten und kommentieren Sie diese. Jeder, der die Cloud- oder Linkfreigabe erhalten hat, kann auf das jeweilige Dokument zugreifen. Mit Cloudworking-Lösungen reduzieren Sie E-Mailverkehr, Such- und Ablagezeiten. Zudem ermöglichen Sie effiziente Teamarbeit im Homeoffice.
Weitere Anbieter für digitale Datenspeicherung sind Dropbox, tresorit (deutsche Serveroption) und Owncloud, letzterer mit Firmensitz in Deutschland.

Datentransfer per Wetransfer

Egal, ob Sie den neuesten Architekturentwurf, hochauflösende Bilder oder Druckunterlagen mit vielen Megabyte digital versenden möchten: Gängige E-Mailfächer kommen schnell an ihr Limit oder begrenzen die erlaubte Größe des Anhangs. Nutzen Sie daher sichere Tools für Ihren Datentransfer wie Wetransfer oder firefox send. Beide Programme erlauben sogar den verschlüsselten Versand bestimmter Dateigrößen ohne Anmeldung. Alternative Anbieter sind beispielsweise ftapi oder Wikisend.

Die genannten Tools unterscheiden sich z. B. in der Art der Dateiverschlüsselung, den Regeln für private und kommerzielle Nutzung und in der maximalen Datentransfergröße. Wählen Sie einen Anbieter, der zu Ihrem Unternehmen und Ihrem Zweck am besten passt. 

Für fokussiertes Arbeiten – Stay Focused

Beim Thema Homeoffice denken viele Arbeitgeber*innen erst einmal daran, ob das Team auch von Zuhause auch effizient arbeitet. Ist es nicht total verlockend, ständig die neuesten Nachrichten über Corona zu lesen oder eben mal die sozialen Netzwerke zu checken? Können alle Mitarbeiter*innen mit der neuen Freiheit umgehen, wenn ihnen niemand mehr auf den Bildschirm gucken kann? Doch auch für mangelnde Selbstdisziplin oder Homeoffice-Neulinge, die vielleicht noch stärker zur Prokrastination neigen, gibt es passende Tools. Programme wie Stay Focused bieten Raum zur Selbstkontrolle und Anreize für konzentriertes Arbeiten.

Ein weiteres Tool aus diesem Bereich heißt Rescue Time. Es ermöglicht beispielsweise auch, Seiten wie Youtube und Facebook vorübergehend zu sperren. Für fokussiertes Arbeiten ohne digitale Ablenkung.