Selbstorganisation und effizient Arbeiten im Homeoffice

Viele denken beim Stichwort Homeoffice erst mal an Gemütlichkeit. Man sitzt auf dem Sofa statt am Schreibtisch, bestenfalls in Jogginghose. Die Lieblingsmusik läuft so laut, wie man will. Und gleichzeitig ist da niemand, der einen durch Telefonate am Nebentisch, Adhoc-Aufträge oder aufgedrängten Small Talk stört. Sogar in der Küche hat man seine Ruhe. 
Entspannt und effizient arbeiten: Das klingt wie ein Märchen. Für viele bleibt es das auch. Denn natürlich ploppen Nachrichten in Slack und Co. auf, auch mit Inhalten, die zum Prokrastinieren verführen. Auf jeden Fall klingelt das Telefon, auch mal privat, vielen fällt es schwer, den Haushalt und das Smartphone liegen zu lassen. Und in Zeiten der Corona-Krise sind bei vielen auch noch die Kinder zu Hause.

Tipp 1: Setzen Sie sich klare Ziele

Produktives Arbeiten braucht Selbstdisziplin und Deadlines. Darum der wichtigste Tipp zuerst: Setzen Sie sich klare und möglichst unverrückbare Ziele. Wer genau weiß, wann er was fertig haben muss, macht das dann auch. Egal, ob am Küchentisch oder im Arbeitszimmer, in Schale oder Schlafanzughose. Verabreden Sie mit Ihren Kolleg*innen Abgabe- oder Schulterblickzeiten, sagen Sie Ihren Kunden Fristen zu, die auch im Büro sportlich wären. Wenn Sie Arbeitsstand X zur Uhrzeit Y vorzeigen müssen, sind sie viel besser davor gefeit, den Abwasch zu machen oder mit Mutti zu telefonieren als ohne eine Deadline.

Tipp 2: Definieren Sie Ihren Arbeitsplatz 

Im Idealfall haben Sie ein Arbeitszimmer oder einen Raum, den Sie dazu umfunktionieren können. Sicher haben Sie irgendwo einen Schreibtisch oder einen Platz, an dem Sie gewohnheitsmäßig Dinge wie die Steuererklärung oder private Bank- und Versicherungsangelegenheiten erledigen. Stecken Sie – so gut es geht – einen festen Raum oder Schreibtisch als Arbeitsplatz ab. 
Auf keinen Fall sollten Sie im Schlafzimmer arbeiten. Und zwar nicht, weil sie dort unproduktiv sind, sondern weil Sie damit ihren guten Schlaf gefährden – und damit dann indirekt unproduktiv werden. Schlaf- und Arbeitsplatz in einem Raum sind keine gute Kombination. 
Trotzdem sollten Sie so ungestört wie möglich sein können. Wenn Ihre Kinder jetzt auch zu Hause sind, müssen diese um Ihren Arbeitsbereich so gut es geht einen Bogen machen können. 

Tipp 3: Arbeiten Sie nach Zeitplan

Vermutlich haben Sie ohnehin feste Arbeitszeiten. Halten Sie diese – so gut es geht – ein. Kommunizieren Sie allen Ihre Arbeitszeit. Sowohl Ihrem Team als auch Ihrer Familie zu Hause – sofern Sie nicht alleine leben. Wenn es hilft, schreiben Sie einen Stundenplan und hängen Sie ihn für alle sichtbar an die Tür oder den Kühlschrank. Machen Sie sich selbst und allen anderen deutlich, wann Sie arbeiten, wann Pause ist und wann Sie Feierabend machen.

Ihrem Arbeitsumfeld können Sie Ihren Wochenarbeitsplan einmal gesammelt kommunizieren. Es empfiehlt sich aber, die Arbeitszeiten zusätzlich in den allgemeinen Arbeitstools zu dokumentieren. Das kann ein Profilstatus in Slack sein, eine Notiz in Ihrem öffentlich gestellten Kalender oder können direkt definierte Kalenderarbeitszeiten z. B. in einem Google-Konto sein.

Tipp 4: Pflegen Sie Pausen, Rituale und Gewohnheiten

Pausen sind unverzichtbar für Ihre Produktivität und Konzentration. Im Homeoffice tendieren viele Menschen dazu, weniger darauf zu achten. Essen vorm Rechner wird da leicht zur Gewohnheit, der Spaziergang mit Kolleg*innen zum Bäcker fällt weg. Machen Sie Pausen zu Ritualen. Verabreden Sie sich mit sich selbst zu kleinen Sporteinheiten oder einem Spaziergang ums Haus, Treffen Sie sich online mit Ihrem Team zum Mittagessen, machen Sie einen telefonischen 5-Minuten-Kaffeeklatsch täglich zur gleichen Uhrzeit.

Vielen hilft es, vor der Arbeit im Homeoffice die gleiche Morgenroutine zu pflegen wie vor der Fahrt ins Büro. Die richtige Arbeitskleidung hat den Vorteil, sich in ihr leichter in das Gefühl von Arbeit versetzen zu können und mit dem Umziehen nach Feierabend auch wieder abzulegen. Doch das ist Typsache: Wenn Sie beim Kaffeetrinken noch im Schlafanzug eine gute Idee haben, direkt in der Küche anfangen zu arbeiten und so einfach bis Mittags sitzen bleiben, haben Sie im Homeoffice alle Freiheiten dazu. Und weil sie früher angefangen haben, duschen Sie zum Ausgleich dann in einer ausgedehnten Mittagspause.

Die meisten Menschen sind Gewohnheitstiere. Am besten machen Sie sich zusätzlich zu Ihrem Arbeitszeitplan auch einen Wochenplan für Ihre Gewohnheiten. Darin können Dinge festgehalten werden wie ein Schlafanzugvormittag am Dienstag, 20 Minuten Sport in der Mittagspause am Mittwoch oder Sie überlegen sich bereits am Sonntag, an welchem Tag sie was zu Mittag essen.

Tipp 5: Kommunizieren Sie – nur anders

Bleiben Sie in Kontakt und halten Sie andere auf dem Laufenden, damit alle jederzeit up-to-date sind. Loggen Sie sich möglichst sichtbar in das Kommunikationstool Ihres Unternehmens ein, wünschen Sie anderen in Team-Chats einen guten Morgen, melden Sie sich ab, wenn sie in die Pause oder in den Feierabend gehen. Viele Messenger bieten dazu auch die Möglichkeit, einen Status einzurichten – manche auch mit Bildchen.

Für Teams empfiehlt es sich, täglich einen Video-Call zu machen oder sogar gemeinsam online Mittag zu essen.

Meetings können aus dem Homeoffice zu einer noch größeren Herausforderung werden, als sie manchmal so schon sind. Grundsätzlich gelten die gleichen Regeln, die Meetings sinnvoll und effizient machen. Die Technik erschwert aber manchmal die Kommunikation. Überlegen Sie sich also zuerst, ob ein Meeting wirklich nötig ist oder ob andere Kommunikationsformen nicht besser wären. 

Videocalls haben Telefonaten gegenüber einen klaren Vorteil: Es ist leichter, Stimmen zuzuordnen, wenn wenigstens ein Teil der Körpersprache per Videostream gezeigt wird. Hilfreiche Tipps zur Umsetzung von Online-Meetings finden Sie hier.